Prowadzenie KPiR. Poradnik dla przedsiębiorców

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) służy do ustalenia głównej podstawy opodatkowania za pośrednictwem ewidencji operacji gospodarczych z tytułu prowadzonej działalności. Forma ta wybierana jest najczęściej przez małych i średnich przedsiębiorców, którzy mają w obowiązku dokumentowanie wszystkich przychodów i kosztów. Co należy wiedzieć o prowadzeniu KPiR?

Prowadzenie KPiR – przepisy

Odpowiedzi na pytanie, kto jest zobowiązany do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, należy szukać w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowych od osób fizycznych. Zgodnie z jej treścią obowiązek ten dotyczy:

• osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą,
• spółki jawne, cywilne i partnerskie, których właścicielami są osoby fizyczne (pod warunkiem, że ich przychody netto nie przekroczyły 2 mln euro w przeliczeniu na polską walutę według średniego NBP obowiązującego na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku).

Dodatkowo do prowadzenia KPiR zobowiązane są również osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i na warunkach zlecenia, prowadzące specjalne działy produkcji rolnej, a także duchowi (w sytuacji, gdy zrezygnowali z opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego). W szczególnych okolicznościach, takich jak np. rodzaj wykonywanej działalności czy stan zdrowia, można starać się o indywidualne zwolnienie z obowiązku prowadzenie tej formy ewidencji. Wymaga to jednak złożenia stosownego wniosku w urzędzie skarbowym.

Co istotne, w 2018 roku zniesiony został obowiązek pisemnego zawiadomienia o prowadzeniu KPiR, który wynikał z art 24a wspomnianej wcześniej ustawy. Dotyczył on przede wszystkim osób, które dopiero rozpoczynały prowadzenie działalności gospodarczej i wybrali taką formę opodatkowania.

Zasady prowadzenia KPiR

Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku. Co istotne, ewidencja ta może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obecnie dostępne są rozmaite programy do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, niemniej aby z nich skorzystać, należy spełnić kilku warunków. Przede wszystkim podatnik musi określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi danego systemu wykorzystywanego do prowadzenia KPiR. Ponadto, powinien przechowywać wszelkie dane na odpowiednich nośnikach, aby nie uległy one zniszczeniu. Program do prowadzenia KPiR powinien również umożliwiać natychmiastowy wgląd w treść ewidencji oraz druk zapisów w porządku chronologicznym.

Pomimo dużej popularności elektronicznych systemów, nadal znaczna część przedsiębiorców decyduje się na ewidencję w formie papierowej. Ręczne prowadzenie KPiR to dobre rozwiązanie dla jednoosobowych działalności lub małych firm. Aby cały proces nie był jednak tak czasochłonny, a dokumenty były sporządzane w estetyczny sposób, warto sięgnąć po specjalne druki akcydensowe. Pozwolą one na komfortowe i rzetelne prowadzenie KPiR, gdyż za ich pośrednictwem można z łatwością wpisać wszelkie wymagane pozycje, a więc: przychody, koszty zakupu towarów oraz inne wydatki wynikające z prowadzenia działalności.

Samodzielne prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy prowadzenie KPiR jest trudne, a co za tym idzie, czy muszą korzystać z usług biura księgowego. W przypadku jednoosobowych działalności i małych firm, gdzie ewidencja osiąganych przychodów i ponoszonych rozchodów nie jest skomplikowana, może okazać się to dobrym sposobem na obniżenie kosztów. Zwłaszcza że polskie prawo zezwala na samodzielne prowadzenie KPiR, pod warunkiem, że przedsiębiorca określi to w trakcie wypełniania druku CEIDG-1.

Warto jednak wówczas pamiętać o obowiązku rzetelnego wypełniania dokumentów. Budowa księgi jest bowiem ściśle określona i wynika z zasad prowadzenia KPiR zamieszczonych w rozporządzeniu Ministra Finansów. Dlatego z pewnością należy w tym celu skorzystać z odpowiednich druków akcydensowych, które dostępne są w sklepie Maxibiuro.pl. Okażą się one pomocne w trakcie samodzielnego prowadzenia ewidencji, ponieważ poszczególne kolumny czy rubryki odpowiadają standardom określonym w przepisach.

zdjęcie główne autor: Natnan