Konta firmowe – czy są obowiązkowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą?

Dziś rozpoczęcie działalności gospodarczej jest niezwykle proste. Polskie przepisy zezwalają bowiem na rejestrowanie firmy przez internet. Jednak zanim to zrobisz, powinieneś dobrze przemyśleć kwestię rozliczania się z ZUS-em, urzędem skarbowym i klientami. Teoretycznie wystarczy wykorzystać dowolne, np. darmowe konto bankowe online, z którego można szybko i wygodnie robić przelewy. Jednak czy przedsiębiorcy wolno używać prywatnego ROR-u? A może potrzebny jest oddzielny rachunek firmowy w banku? Sprawdź już teraz, co mówią na ten temat przepisy i które rozwiązanie będzie najkorzystniejsze!

Rachunki bankowe dla JDG – co mówią przepisy?

Okazuje się, że przepisy w pewnym zakresie nieprecyzyjnie określają to, w jakich przypadkach konta firmowe są obowiązkowe. Z całą pewnością muszą je mieć przedsiębiorcy prowadzący wszelkiego rodzaju spółki oraz fundacje. Jednak od tej reguły jest jeden wyjątek – jednoosobowa działalność gospodarcza.

W przypadku tego typu firmy pewne jest tylko to, że jej właściciel powinien mieć rachunek bankowy w dwóch sytuacjach. Pierwsza z nich dotyczy wykonywania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami, czyli B2B. Druga natomiast obejmuje przelewy na kwoty powyżej 15 tysięcy złotych, co bezpośrednio wynika z przepisów. Niejasne jest natomiast o jaki rodzaj rachunku chodzi – osobisty czy firmowy. Teoretycznie więc na prywatnym, np. darmowym koncie bankowym można z powodzeniem wykonywać operacje rozliczeniowe z urzędami i innymi przedsiębiorcami. Jednak w praktyce rozwiązanie to budzi pewne wątpliwości.

Zwróć uwagę na to, jakie zapisy znajdują się w regulaminach banków. Każdy z nich jasno wskazuje, że ROR, czyli rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, przeznaczony jest wyłącznie dla osób fizycznych. Co więcej, konto osobiste nie może być wykorzystywane do rozliczeń w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

To jednak tylko część powodów, dla których łączenie finansów osobistych z firmowymi jest nieopłacalne. Od tego rozwiązania powinien odciągnąć Cię również fakt, że bankowość dla firm przynosi przedsiębiorcom liczne korzyści!

Dlaczego nie opłaca się łączyć finansów osobistych z firmowymi?

Kontrola budżetu firmy to jedno z najważniejszy zadań przedsiębiorcy. Pod tym kątem łączenie finansów osobistych z firmowymi jest wyjątkowo niekorzystne.

O ile wpływy na konto w banku łatwo odpowiednio odfiltrować, tak w obciążeniach rachunku będziesz mieć duży bałagan. Każdego miesiąca robisz zakupy w różnych sklepach, płacisz za paliwo i opłacasz rachunki. Dodaj do tego wydatki wakacyjne, na szkołę dziecka, wizyty w restauracjach oraz wypłaty z bankomatów czy spłaty rat kredytów. Już się zgubiłeś, prawda? Gdzieś pomiędzy nimi znajdziesz wydatki swojej firmy… Wszystko to sprawia, że łatwo o pomyłkę. Konsekwencją może być np. bardzo niebezpieczne, błędne ustalenie rentowności biznesu.

Pośród innych wad łączenia osobistego konta w banku z firmowym należy wymienić:

• narażanie się na blokadę rachunku – łamanie związanego z nim regulaminu, o czym wspominaliśmy wcześniej,
• chaos w dokumentacji i utrudnione prowadzenie księgowości,
• udzielenie urzędowi skarbowemu i ZUS-owi wglądu do prywatnych finansów.

Ile kosztują konta firmowe?

Posiadanie oddzielnego rachunku dla firmy ułatwia prowadzenie działalności i, co ważne, może być bardzo tanie. Zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że na rynku istnieją bezpłatne konta bankowe. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku ich firmowych odpowiedników. Podstawowe usługi mogą być całkowicie darmowe, czego doskonałym przykładem jest oferta przygotowana przez Santander Bank Polska.

Bank ten proponuje m.in. Konto Firmowe Godne Polecenia, które dodatkowo daje dostęp do bankowości internetowej Mini Firma. W jego przypadku bezwarunkowo za darmo jest:

• otwarcie oraz prowadzenie rachunku,
• wykonywanie wpłat na konta ZUS-u i urzędu skarbowego,
• 10 natychmiastowych przelewów, pierwszych wykonanych w każdym miesiącu,
• realizacja poleceń zapłaty oraz zleceń stałych,
• wykonywanie przelewów Elixir w złotówkach oraz poleceń wypłaty w EUR.

Do tego, w przypadku tej konkretnej oferty, konto dla firmy daje również dostęp do darmowej karty debetowej oraz wypłat z wszystkich bankomatów. Jedynym warunkiem jest udzielenie zgód marketingowych.

Jak więc widzisz, na rynku z powodzeniem znajdziesz praktycznie bezpłatne, internetowe konto firmowe. Co więcej, posiadanie go może przynieść przedsiębiorcy wiele dodatkowych korzyści!

Główne korzyści z posiadania rachunku firmowego

Nawet jeśli poniesiesz jakieś opłaty związane z posiadaniem firmowego rachunku w banku, będziesz mógł zaliczyć je w koszty uzyskania przychodu. Konta osobiste pozbawiają Cię takiej możliwości, a więc jest to bardzo istotna korzyść. Do innych, równie ważnych, należy zaliczyć m.in.:

• zwolnienie z daniny od zysków kapitałowych, potocznie nazywanej „podatkiem Belki” – oznacza to wyższe odsetki od zgromadzonego na rachunku kapitału – oczywiście, jeśli jest on oprocentowany,
• dostęp do wielu narzędzi ułatwiających załatwianie formalności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• możliwość zaciągania kredytów na preferencyjnych warunkach, które banki często proponują przedsiębiorcom,
• poprawę wizerunku przedsiębiorstwa – rachunek zarejestrowany na dane prywatne może zbudzić u wielu klientów podejrzliwość, zmniejszając tym samym zaufanie do firmy.

Dostęp do mechanizmu split payment to kolejna z wielu korzyści. Obecnie obowiązujące przepisy zmuszają wiele firm do korzystania z tzw. mechanizmu split payment. Dotyczy to wszystkich transakcji B2B na kwoty powyżej 15 tysięcy złotych. Jest to podzielona płatność, która będzie dla Ciebie dostępna tylko wtedy, gdy posiadasz firmowe konto bankowe. W jej przypadku pieniądze trafiają na 2 oddzielne rachunki w banku. Na pierwszy z nich przelewana jest kwota netto z danej transakcji, natomiast na drugi podatek VAT.

Jakie korzyści zapewnia przedsiębiorcy mechanizm split payment? Wszystkie są związane z daniną od towarów i usług, gdyż:

• w niektórych przypadkach można liczyć na zwolnienie z wyższych odsetek za związane z nią zaległości,
• unika się sankcji związanych z tzw. zasadą solidarnej odpowiedzialności,
• można szybciej uzyskać jej zwrot – maksymalnie 25 dni po złożeniu stosownego wniosku do urzędu skarbowego.

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, firmowy rachunek bankowy znajdzie się w danych na „białej liście”.

Na koniec warto wspomnieć jeszcze o tzw. białej liście. Jest to, wprowadzony w 2019 roku, wykaz wszystkich podatników VAT. Jeśli Ty także do nich należysz, Twoja firma trafi do niego. Powstał on w celu umożliwienia kontrahentom sprawdzania wiarygodności przedsiębiorców. Znajdują się tam podstawowe dane związane z działalnością gospodarczą, w tym numer rachunku w banku, ale tylko firmowego. Jeśli będziesz wykorzystywać np. bezpłatne, internetowe konto bankowe, informacje o nim będą niedostępne dla Twoich potencjalnych klientów.

Dodatkowe usługi dla przedsiębiorców w ramach bankowości elektronicznej

Dzięki nowoczesnym technologiom prowadzenie działalności gospodarczej jest o wiele łatwiejsze niż jeszcze kilkanaście lat temu. Założenie firmy przez internet zajmuje dosłownie chwilę, a jeśli masz np. darmowe konto firmowe, zarządzanie nią będzie czystą przyjemnością. Wiele banków udostępnia bowiem przedsiębiorcom różne, związane z tym usługi online.

Dobrym tego przykładem jest oferta przygotowana przez Santander Bank Polska. Właściciel oferowanego przez ten bank rachunku Konto Firmowe Godne Polecenia może liczyć na dostęp do narzędzi:

• usprawniających prowadzenie księgowości,
• przeznaczonych do generowania i podpisywania umów w formie online,
• umożliwiających korzystanie z poręczenia wadialnego,
• związanych z faktoringiem,
• ułatwiających windykację nieopłaconych faktur,
• dających dostęp do leasingu na preferencyjnych warunkach oraz pakietów medycznych zarówno dla przedsiębiorcy lub jego rodziny, jak i pracowników zatrudnionych w firmie.

Chcesz szybko i sprawnie otworzyć konto firmowe?

Jak widzisz, choć dostępne na rynku darmowe konta bankowe kuszą, aby wykorzystać je do celów biznesowych, tak jest to działanie nieopłacalne. Pamiętaj, że rachunek firmowy również daje dostęp do wielu bezpłatnych usług, a płatne zaliczysz do kosztów prowadzenia działalności. Otwierając go w dobrym banku, takim jak np. Santander Bank Polska, zyskasz dzięki niemu wiele dodatkowych korzyści. Co ważne, założenie konta zajmuje dosłownie chwilę – przekonaj się o tym już dziś!