Elektroniczny obieg faktur kosztowych usprawnia proces fakturowania w firmie

Wdrożenie obiegu faktur kosztowych może przynieść firmie szereg korzyści. Digitalizacja tego obiegu może obniżyć koszty procesowania dokumentów w firmie, wyeliminować potrzebę przepisywania danych oraz, co najważniejsze, sprawić, że proces jest łatwy do kontrolowania i audytowalny.

Jak może działać elektroniczny obieg faktur kosztowych? Proces zaczyna się od momentu rejestracji dokumentu w systemie – przychodzące faktury są skanowane z wykorzystaniem kodów kreskowych. Technologia OCR i sztuczna inteligencja automatycznie rozpoznają dane zamieszczone na fakturze i wprowadzają je do formularza. Następnie system wybiera akceptantów dokumentu na podstawie wprowadzonych wcześniej danych i automatycznie przesyła do tych osób faktury. Systemy, które pozwalają na integrację obiegu faktur z systemem ERP umożliwiają również automatyczne wprowadzanie dokumentów do rejestru faktur, gdzie zostaną zaksięgowane.

Korzyści z wdrożenia tego narzędzia jest mnóstwo. Tego typu rozwiązanie znacząco przyspiesza obsługę faktur, umożliwiając zautomatyzowanie procesu skanowania i rejestrowania dokumentów. Obieg faktur usprawnia też controlling kosztów ponoszonych przez firmę, a dzięki temu podnosi jakość dekretacji w organizacjach, Co więcej, nowoczesne i dojrzałe rozwiązania tego typu pozwalają na integrację obiegu z wykorzystywanym w przedsiębiorstwie systemem ERP – a to sprawia, że taki obieg faktur, mimo tego, że jest zewnętrznym narzędziem, może automatycznie przesyłać zaakceptowane dokumenty do systemu ERP, Taka automatyzacja to ogromna oszczędność czasu.

Co w przypadku, gdy organizacja ma bardzo indywidualne potrzeby, a jej struktura i matryca akceptacji są zbyt skomplikowane do wdrożenia w tzw. „pudełkowych” rozwiązaniach? Wówczas firma powinna rozpocząć poszukiwania narzędzia, które będzie na tyle zaawansowane, by pozwolić na dopasowanie sposobu działania systemu do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Na rynku jest już dostępnych wiele tego typu rozwiązań.

Zastosowanie modułu OCR

Moduł Optycznego Rozpoznawania Znaków OCR odczytuje treść skanowanych dokumentów i, z pomocą wykorzystania sztucznej inteligencji, automatycznie rozpoznaje dane faktury. Moduł rozpoznaje wszystkie najważniejsze informacje, jakie znajdują się na fakturze – m.in. numery NIP, daty, kwoty, a także numery rachunków bankowych oraz numery samych faktur.

Co ważne, w przypadku, jeśli jakieś dane nie zgadzają się, użytkownik może uzupełnić je samodzielnie, a system, korzystając z uczenia maszynowego, weźmie poprawki pod uwagę przy rejestrowaniu kolejnych faktur.

Możliwość integracji z innymi systemami

Istotną cechą elektronicznego obiegu faktur kosztowych jest możliwość integracji z systemem finansowo-księgowym wykorzystywanym przez dane przedsiębiorstwo. Dzięki integracji wszystkie transakcje, których dokonuje klient, a także informacje z tym związane, zebrane są w jednym miejscu. Dostęp do danych kontrahenta mają wszyscy upoważnieni pracownicy, niezależnie od tego, czy zajmują się księgowością, produkcją czy magazynowaniem i wysyłką towarów.