Elektroniczna wymiana danych
W firmach i instytucjach na co dzień wykorzystywane jest wiele dokumentów. Niektóre mają formę treści cyfrowych, inne są papierowymi wydrukami lub nawet odręcznie napisanymi notatkami. Bardzo ważną kwestią jest zapewnienie sprawnego, bezpiecznego przekazywania dokumentów i znajdujących się w nich informacji do odpowiednich osób oraz działów.
Warto też mieć na uwadze, że treści – szczególnie te wrażliwe lub z poufnymi informacjami – powinny być archiwizowane i zabezpieczone w należyty sposób. Czy jest jakieś rozwiązanie, które pozwoli sprostać tym oczekiwaniom? Oczywiście, jest nim elektroniczna wymiana danych czyli EDI.
Co to jest EDI?
EDI jest skrótem określającym elektroniczną wymianę danych. Jest rodzajem systemu teleinformatycznego oraz związanych z nim procesów przetwarzania danych. Dokumenty uwzględnione w ramach systemu elektronicznej wymiany danych są digitalizowane i zamieszczone na odpowiednio bezpiecznej, sprawnej platformie informatycznej. Taki system może być następnie wykorzystany na wiele sposobów:
- przetwarzanie danych,
- wyszukiwanie konkretnych danych i informacji,
- archiwizacja danych,
- elektroniczna wymiana danych
- dostęp do danych dla pracowników/klientów,
- możliwość nadawania uprawnień i dostępów,
- szybkie edytowanie, usuwanie, dodawanie danych.
System wymiany informacji w sposób elektroniczny może zostać wdrożony w niemal każdej firmie. W znacznym stopniu przyspiesza pracę na wielu płaszczyznach. Dużą zaletą jest także znacznie łatwiejsza organizacja biurowego archiwum w stosunku do tradycyjnych dokumentów, przechowywanych w formie kartek papieru.
Jakie dokumenty obejmuje elektroniczna wymiana danych?
System wymiany danych EDI obejmuje zarówno całe dokumenty, ich fragmenty, ale także poszczególne dane i informacje. W zależności od jego konfiguracji, można do niego wprowadzać różne treści.
Elektroniczna wymiana danych ma także duży plus polegający na możliwości przyznawania poszczególnym osobom lub całym działom uprawnień do przeglądania danych treści. Dzięki temu tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą zobaczyć pewne dokumenty. To znaczny wzrost poziomu bezpieczeństwa całego archiwum.
Wdrożenie EDI do firmy lub instytucji
Jak wygląda wdrożenie elektronicznej wymiany danych w praktyce? Polega na wybraniu jednego z dostępnych na rynku systemów EDI, a następnie podpięciu do niego bazy danych z dokumentami. Kluczowe jest zainstalowanie niezbędnego oprogramowania na komputerach pracowników w firmie, zabezpieczenie dostępu hasłami i nadanie odpowiednich uprawnień.
Dane dostępne w ramach EDI zwykle znajdują się na serwerze (czasem w zewnętrznej firmie) lub w chmurze. W mniejszych firmach treści są natomiast przechowywane na dyskach znajdujących się w jej biurze, choć zawsze warto wybrać opcję chmurową – jest bezpieczniejsza, a koszt nie będzie wysoki.
Największe zalety elektronicznej wymiany danych
Przedstawiony sposób wymiany danych w firmie lub dowolnej instytucji ma wiele zalet. Jest bezpieczny, pozwala na sprawny dostęp do danych. Dużą zaletą jest możliwość wglądu do danych z dowolnego miejsca na świecie.
