Wezwanie do zapłaty – mailem czy pocztą? Sprawdź, jak je napisać i wręczyć

Zastanawiasz się jak opracować skuteczne wezwanie do zapłaty, które zmotywuje ociągającego się z zapłatą kontrahenta do uregulowania przeterminowanej faktury? Istnieje kilka rodzai wezwania do zapłaty. Poniżej znajdziesz kilka przykładowych scenariuszy, które pomogą Ci w uzyskaniu wynagrodzenia za swoją pracę. 

Artykuł 353 Kodeksu Cywilnego wskazuje wyraźnie wszelkie regulacje związane z wezwaniem do zapłaty.

Na bazie tego zapisu wierzyciel ma prawo do skierowania osoby, która zwleka z zapłatą to jej uregulowania. W całym tym procesie najważniejsze jest to, aby stworzone ponaglenie było skuteczne i odniosło oczekiwany rezultat w postaci otrzymania zapłaty od nieuczciwego kontrahenta.

Wezwanie do zapłaty – definicja

Pismo, które stanowczo nakłania dłużnika do uregulowania należności to właśnie wezwanie do zapłaty. Można wyróżnić trzy rodzaje takich wezwań. Pierwszy z nich jest interpretowany jako zdarzenie, które opiera się na wymagalności świadczenia. Kolejny przykład to pismo kierowane do niepłacącego kontrahenta w sytuacji gdy wierzyciel żąda urzeczywistnienia treści tego zapisu, jednak dłużnik opiera się przed jego wykonaniem. To także sposób na przeprowadzenie polubownej windykacji. Trzeci przykład to swoista odmiana drugiego rodzaju wezwania do zapłaty, która jest także najpowszechniej stosowana. Nazywa się je także przedsądowym wezwaniem do zapłaty.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wezwanie do zapłaty mailem czy tradycyjnie, np. za pośrednictwem Poczty Polskiej – konieczne jest zawarcie kilku stałych elementów. Mowa tu np. o:

• tytule wezwania,
• precyzyjnych danych wierzyciela,
• danych osoby, która jest winna pieniądze – nazwa, adres firmy itp.,
• wysokość kwoty, która powinna zostać uregulowana,
• wskazanie maksymalnego terminu uiszczenia,
• dane do przelewu,
• stosunek prawny, który wynika z tego żądania (umowa zlecenie, nieuregulowana fv),
• odsetki za zwłokę w zapłacie,
• wzmianka o skierowaniu tej sprawy na drodze sądowej,
• informacja o obciążeniu zwlekającego kontrahenta wszelkimi kosztami związanymi z wszczętym postępowaniem,
• wariant przekierowania tej sprawy na podmioty, które specjalizują się w windykacji.

W kwestii tytułu – nie ma tu żadnych sformalizowanych zasad. Niemniej – powinien on być sugestywny i nawiązywać do treści takiego pisma. Można także zaznaczyć, że w przypadku kierowania takiego wezwania do zapłaty, które docelowo ma być etapem poprzedzającym złożenie pozwu – należy podkreślić w tytule, że to wezwanie ma ostateczny charakter. W kolejnej części wezwania warto także wspomnieć, że w przypadku braku uregulowania płatności we wskazanym terminie nastąpi wniesienie sprawy do sądu. 

Aby zwiększyć szansę uregulowania wezwana w terminie, wierzyciel powinien posłużyć się konkretną i zdroworozsądkową datą.

Co więcej – charakter całego wezwania powinno mieć formalny, doniosły charakter. Co prawda nie ma żadnych opracowanych regulacji, które wskazywałyby jednoznaczny wzór takiego pisma. Zastosowanie powyżej opisanych wskazówek może być jednak pomocne w zakresie przygotowania takiego skutecznego dokumentu.

Dla przykładu – pierwsze wezwanie powinno być z datą 14 dni do zapłaty, drugie – z 7-mioma dniami. 

Czym cechuje się pierwszy typ wezwania do zapłaty?

W sytuacji, gdy żadna ze stron nie wskazała konkretnego typu uregulowania płatności doskonale sprawdzi się pierwszy typ wezwania do zapłaty. Można przyjąć ogólną zasadę, która wskazuje, że już skuteczne dostarczenie wezwania do dłużnika generuje skutek prawny objawiający się w tym, że wierzyciel od tego momentu jest obarczony roszczeniem o spełnienie tego świadczenia.

Innymi słowy – od momentu doręczenia takiego wezwania wierzyciel ma prawo wniesienia sprawy do sądu i domagania się od wierzyciela konieczności uregulowania należności. Doświadczenie wskazuje, że termin zapłaty ulega skonkretyzowaniu przez dwie strony już w chwili zawarcia takiej umowy. Artykuł 455 Kodeksu Cywilnego mówi jednoznacznie, że w momencie gdy termin zapłaty nie został jednoznacznie wskazany – wówczas dłużnik jest zobowiązany do uregulowania płatności jak najszybciej po otrzymaniu wezwania.

Drugi typ wezwania do zapłaty a przerwanie przedawnienia

Ten typ wezwania przysparza w wielu przypadkach problemów i wątpliwości. Wygląda to następująco – w sytuacji, gdy termin uregulowania zapłaty minął – wierzyciel ma prawo do złożenia tego pisma najwcześniej nazajutrz po dniu, w którym upływa termin zapłaty.

W sytuacji, gdy następuje termin przedawnienia – wierzyciel nie ma prawa do złożenia pisma w sądzie dla odzyskania należności. Dostarczenie takiego wezwania nie generuje żadnych kolejnych skutków prawnych, jednak bez cienia wątpliwości jego założeniem jest ponaglenie kontrahenta, który zwleka z dokonaniem płatności. Warto też podkreślić, że samo dostarczenie wezwania nie powoduje zawieszenia ani anulowania takiego zawieszenia przebiegu terminu przedawnienia.

W dniu 1 stycznia 2016 r. weszła nowelizacja do Kodeksu Postępowania Cywilnego i dotyczyła wprowadzenia koniecznych wymogów pozwu od strony formalnej. Wyraża się to w konieczności dołączenia do pozwu adnotacji o podjęciu próby mediacji lub innego, alternatywnego sposobu rozwikłania sporu zamiast wchodzenia na drogę sądową.

Trzeci typ wezwania do zapłaty – czym różni się od drugiego?

W sytuacji, gdy wszelkie podjęte próby dotyczące wezwań do zapłaty nie przynoszą oczekiwanego rezultatu konieczne jest wyjaśnienie, co było tego powodem. Jedną z takich prób ugodowego rozwiązania sprawy w kontekście uzyskania należnych pieniędzy jest np. skierowanie do zalegającego dłużnika ostatecznego wezwania do zapłaty. Konieczne jest dodanie go do składanego pozwu razem z dowodem o jego skutecznym doręczeniu. To, co różni je od drugiego typu wezwania to jego treść.

W ramach takiego rozstrzygającego wezwania do zapłaty konieczne jest również dołączenie informacji o tym, że niewywiązanie się z płatności będzie powodować złożeniem pozwu sądowego. W sytuacji, gdy do sądu trafiłby taki pozew bez opisanych wcześniej adnotacji spowodowałby, że wezwanie nie spotka się z oczekiwanym rezultatem – konieczne będzie wówczas dodanie tych obligatoryjnych informacji w ciągu tygodnia.

W ramach postępowania cywilnego złożenie takiego wezwania ma również duże znaczenie np. w razie postępowania nakazowego. Ustawodawca przewidział w nim bowiem, że do wydania nakazu do uregulowania płatności konieczne jest np. oświadczenie dłużnika o uznaniu jego długu w formie pisemnej.

Jak skutecznie doręczyć wezwane do zapłaty?

Obecne przepisy nie narzucają maksymalnej ilości złożenia przedsądowych wezwań do zapłaty do konkretnego dłużnika. Nie wskazują również jednoznacznego sposobu ich dostarczenia. Wysłanie takiego wezwania do zapłaty mailem jest równie skuteczne jak za pośrednictwem Poczty Polskiej – jednak wówczas warto skorzystać z opcji listu poleconego za pośrednictwem odbioru. Przyniesie to korzyść w przypadku ewentualnego wniesienia sprawy do sądu – uzyskanie takiego potwierdzenia będzie bowiem stanowiło dowód.

Co więcej – również odmowa przyjęcia takiego wezwania będzie jednoznaczna z jego odbiorem. W efekcie, w przypadku skierowania sprawy o uregulowanie wierzytelności do sądu – dłużnik nie będzie mieć możliwości na powołanie się na fakt, że nie miał sposobności do zapoznania się z treścią wysłanego pisma.

Wezwanie do zapłaty – wyjątkowe sytuacje

Warto zaznaczyć, że sam fakt odebrania takiego wezwania do zapłaty przez zalegającego z zapłatą kontrahenta nie jest równoznaczny z uznaniem takiego długu. Ma to znaczenie z uwagi na to, że w sytuacji gdy wierzytelność uległa przedawnieniu, a cała sprawa zaczęła już toczyć się w sądzie – dłużnik ma prawo zgłosić fakt wystąpienia przedawnienia. W takiej sytuacji może nie dojść do uregulowania należności.

Cała sprawa wygląda nieco inaczej w momencie, gdy wierzyciel skutecznie dostarczył wezwanie do zapłaty, chociaż termin dotyczący przedawnienia minął, a kontrahent uregulował zapłatę. Wówczas przyjmuje się, że dokonał on uznania długu i w efekcie pozbawił się prawa do domagania się zwrotu zapłaconej kwoty.

Wezwanie do zapłaty mailem może być naprawdę skuteczne

W sytuacji, gdy nieuczciwy kontrahent zalega z uregulowaniem zapłaty za wykonaną pracę – nie powinieneś wykazywać niepewności w wysłaniu takiego przedsądowego wezwania do zapłaty. Co prawda za pierwszym razem może to być kłopotliwe i krępujące – nie powinno Cię jednak wstrzymywać z żądaniem zapłaty za należną pracę. W większości przypadków nie ma bowiem konieczności zakładania sprawy sądowej – sam fakt wysłania wezwania do zapłaty mailem czy tradycyjnie – pocztą – cechuje się wysoką skutecznością. To powinno stanowić wystarczającą argumentację uwypuklającą korzyści wynikające z odpowiednio napisanego wezwania do zapłaty.

Powyższy poradnik stanowi próbę odpowiedzi na pytanie jak przygotować takie skuteczne wezwanie do zapłaty, które przyniesie oczekiwany skutek, czyli uregulowanie należności. Konsekwentne umieszczenie opisanych wyżej sekcji i zachowanie formalnego charakteru pisma to podstawa.